Tips dan Cara Hemat Biaya Cetak Dokumen di Kantor?

Tips dan Cara Hemat Biaya Cetak Dokumen di Kantor?


Melisa | 26 Nov 2018 | 1654

Meski saat ini sudah banyak perusahaan mulai menerapkan budaya digital di lingkungan kerja, kehadiran printer tetap diperlukan. Utamanya untuk mencetak dokumen-dokumen yang memang diperlukan secara fisik.

Namun, cetak-mencetak dokumen di kantor dengan printer ini ternyata berpotensi membuat pengeluaran perusahaan membengkak. Terutama pada usaha kecil dan menengah.

Biaya untuk membeli kertas, isi ulang tinta printer, dan perawatan mesin printer setiap bulan tidak terasa bisa mencapai jutaan jika dihitung-hitung. Untuk menekan pengeluaran cetak dokumen di kantor ternyata ada cara-cara yang bisa dicoba oleh pelaku usaha kecil dan menengah. Apa saja?

1. Gunakan jenis font yang ramah printer

Saat mengetik jangan memilih font hanya berdasarkan pertimbangan mudah dibaca atau tidak. Ini karena ada jenis-jenis font tertentu yang membuat Anda boros tinta ketika mencetak dokumen. Cobalah untuk lebih banyak menggunakan font berjenis Garamond, Calibri, Times New Roman, dan Century Gothic yang lebih ramah printer.

2. Cetak draf dokumen dengan mode grayscale

Jika dokumen masih berupa draf yang memerlukan persetujuan, revisi, dan bolak-balik diubah sebaiknya cetak dengan mode grayscale. Terutama dokumen-dokumen yang isinya banyak gambar atau konten-konten berwarna. Mencetak dengan mode normal akan membuat tinta berwarna yang sudah terlanjur dipakai terbuang sia-sia.

3. Pilih printer yang mudah diisi ulang

Saat ini sudah ada printer yang didesain dengan tangki tinta yang dapat diisi ulang. Namun, pastikan printer yang Anda beli untuk kantor punya cara isi ulang tinta yang mudah. Seringkali karena pengisian tinta yang sulit, tinta baru yang akan diisi ulang tercecer, mengotori tangan dan meja. Meski tidak begitu banyak, tetap saja ada tinta yang terbuang saat proses isi ulang. Sayang sekali bukan?

4. Beli printer dengan bijaksana

Ketika akan membeli printer untuk keperluan kantor sebaiknya pertimbangkan dengan bijaksana. Ada baiknya pilih printer yang harga satu set kartrid atau botol tintanya ekonomis, bisa diisi ulang, mencetak ribuan lembar dengan biaya pencetakan yang murah, namun kualitas cetaknya premium.

Selain itu, pilih juga printer yang menawarkan kepraktisan. Usaha kecil menengah biasanya masih berkembang sehingga ada kemungkinan untuk berpindah kantor. Saat ini sudah banyak tersedia printer nirkabel yang mudah dipindah dan dibawa. Selain itu tidak hanya bisa mencetak dokumen yang tersimpan di PC tetapi juga smartphone dan tablet. 

Untuk pengadaan printer kantor yang dapat menghemat biaya kantor dan hemat Anda bisa pilih PrintQoe sebagai pilihan terbaik memperoleh printer yang baik bagi kantor. PrintQoe adalah B2B dan B2G online printing pertama di Indonesia yang memberikan banyak kemudahan dan manfaat bagi pelanggan dan pelaku bisnis printing. PrintQoe.com melayani kebutuhan print on demand dan variable printing secara real time sehingga memudahkan perusahaan melakukan proses cetak berbagai jenis dokumen tanpa harus datang ke lokasi pencetakan.