5 Cara Terbaik untuk Meningkatkan Efisiensi Karyawan

5 Cara Terbaik untuk Meningkatkan Efisiensi Karyawan


Melisa | 01 Oct 2018 | 2237

Dewasa ini, karyawan menghabiskan lebih banyak waktu di kantor. Tak jarang, lebih dari 40 jam yang biasa dihabiskan untuk bekerja. Peningkatan jam kerja tidak selalu berarti peningkatan efisiensi.

Jadi, bagaimana para pemimpin dan manajer dapat meningkatkan produktivitas karyawan sambil tetap menghemat waktu? Berikut adalah 5 hal utama yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan efisiensi karyawan di kantor:

1. Jangan Takut Delegasi

Berikan tanggung jawab kepada karyawan yang memenuhi syarat, dan percaya bahwa mereka akan melakukan tugas dengan baik. Ini memberi karyawan Anda peluang untuk memperoleh keterampilan dan pengalaman kepemimpinan yang pada akhirnya akan menguntungkan perusahaan Anda. Anda menyewa mereka karena suatu alasan, sekarang beri mereka kesempatan untuk membuktikan Anda benar.

2. Cocokkan Tugas dengan Keterampilan

Mengetahui keterampilan dan gaya perilaku karyawan Anda sangat penting untuk memaksimalkan efisiensi. Sebagai contoh, seorang pemikir yang ekstrovert, kreatif, out-of-the-box mungkin adalah orang yang hebat untuk melempar ide kepada klien. Namun, mereka mungkin akan kesulitan jika mereka diberi tugas yang lebih mendetail dan berorientasi pada detail.

Meminta karyawan Anda untuk menjadi hebat dalam segala hal tidaklah efisien - sebagai gantinya, sebelum memberikan tugas kepada karyawan, tanyakan pada diri Anda: apakah ini orang yang paling cocok untuk melakukan tugas ini? Jika tidak, carilah orang lain yang keterampilan dan gayanya cocok dengan kebutuhan Anda.

3. Berkomunikasi secara efektif

Setiap manajer tahu bahwa komunikasi adalah kunci untuk tenaga kerja yang produktif. Teknologi telah memungkinkan kita untuk saling berhubungan satu sama lain hanya dengan mengklik tombol ini secara alami berarti bahwa metode komunikasi saat ini seefisien mungkin, bukan? Belum tentu. Penelitian McKinsey menemukan bahwa email dapat memakan hampir 28% waktu karyawan. Faktanya, email diturunkan menjadi aktivitas paling memakan waktu kedua bagi pekerja (setelah tugas khusus pekerjaan mereka).

Daripada hanya mengandalkan email, cobalah alat jejaring sosial (seperti Slack) yang dirancang untuk komunikasi tim yang lebih cepat.

 

4. Jaga Sasaran Jelas & Terfokus

Anda tidak dapat mengharapkan karyawan menjadi efisien jika mereka tidak memiliki tujuan yang terfokus untuk dicapai. Jika tujuan tidak didefinisikan dengan jelas dan benar-benar dapat dicapai, karyawan akan menjadi kurang produktif. Jadi, cobalah untuk memastikan tugas karyawan sejelas dan sesempit mungkin. Biarkan mereka tahu persis apa yang Anda harapkan dari mereka, dan beri tahu secara khusus apa dampak tugas ini.

Salah satu cara untuk melakukan ini adalah memastikan tujuan Anda adalah "SMART" - specific, measurable, achievable, realistic (spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan tepat waktu). Sebelum menugaskan seorang karyawan suatu tugas, tanyakan pada diri Anda apakah itu sesuai dengan masing-masing persyaratan ini. Jika tidak, tanyakan pada diri Anda bagaimana tugas itu dapat diubah untuk membantu para pekerja Anda tetap fokus dan efisien.

5. Berikan Feedback Satu Sama Lain

Ulasan kinerja sangat penting - mengukur kinerja karyawan Anda, kemudian mengadakan pertemuan individual untuk memberi tahu mereka di mana mereka unggul, dan bidang mana yang mereka butuhkan untuk dikerjakan dapat anda sampaikan untuk memberi feedback pada karyawan anda agae mereka terus termotivasi untuk meningkatkan diri mereka.